Que la desmotivación influye directamente en la productividad no es un ningún secreto para nadie. Todos la hemos experimentado, bien en nuestra propia piel, bien en la de un compañero: si no sentimos la suficiente conexión con la tarea, esta resultará tediosa, monótona, aburrida, y su resolución será, por tanto, menos efectiva. En las empresas y en las organizaciones se dan habitualmente estos casos, que aunque a veces lleguen a ser irresolubles, la gran mayoría pueden resolverse tan solo con implantar una comunicación interna adecuada.
Qué es la comunicación interna y por qué tienes que cuidarla
La comunicación interna es el flujo de mensajes entre una organización y sus clientes internos, esto es, los trabajadores. Se trata de una práctica que comenzó a extenderse a finales del siglo XX y que ahora, una vez que ha demostrado su importancia en la gestión de equipos y, a la larga, en la consecución de objetivos, se encuentra implantada en la gran mayoría de las empresas.
Sin embargo, no todas ellas son capaces de conseguir una comunicación interna eficaz que logre sus metas. Sea por apatía, desconocimiento o descreimiento, creen que es suficiente con enviar un email a la semana con algún asunto de escaso interés para los receptores o con otras acciones aisladas de poco valor.
Al no existir un interés real en ejecutar un plan de comunicación interna y al desconocer, al mismo tiempo, sus efectos positivos en el largo plazo, muchas empresas han de enfrentarse continuamente a problemas de recursos humanos que no han sabido frenar a tiempo y que, además, generan en el equipo de trabajo un clima adverso que aminora la productividad irremediablemente.
Así las cosas, parece claro que la comunicación interna puede ser clave a la hora de mejorar la productividad de las empresas y, al mismo tiempo, incrementar el grado de motivación y de compromiso de los empleados. Pero, además, esta disciplina puede conseguir que aumente su participación en las acciones de la organización, que se construya una identidad corporativa en el núcleo humano, que la gerencia esté informada de sus ideas y que las relaciones interdepartamentales sean mucho más fluidas.
Las desagradables consecuencias de una mala comunicación interna
Parece claro que muchas empresas aún ignoran que pueden lograr más competitividad y, en definitiva, el éxito en sus aventuras, si consiguen motivar a su equipo humano, retener el talento e inculcar una cultura corporativa de la que se sienta partícipe. Las consecuencias de una mala comunicación interna pueden ser muy desagradables:
- Mal ambiente laboral.
- Menor eficiencia.
- Desmotivación, aburrimiento y frustración.
- Falta de conexión y compromiso.
- Confusión acerca de la estrategia de la empresa y sus objetivos.
- Pérdida de talento.
¡Y estas solo solo algunas! ¿Te imaginas que los empleados no tengan claros cuáles son las metas corporativas de su empresa? ¿Qué ocurrirá si se encuentran desmotivados o si no consiguen relacionarse adecuadamente para impulsar las tareas entre departamentos? Los problemas entre compañeros, el mal clima de trabajo y una productividad inferior a lo esperado son problemas que no se pueden permitir, sobre todo si es tan fácil evitarlos.
Beneficios de la comunicación interna
Sin embargo, potenciar la comunicación interna y elaborar una planificación de la misma, ejecutándola de forma efectiva entre los miembros de una organización, conlleva muchos beneficios tanto colectivos como individuales.
- Más compromiso, más motivación y más sentimiento de pertenencia.
- Más productividad.
- Mayor rapidez en la resolución de problemas.
- Mejores relaciones laborales.
No se quedan solo ahí: diversos estudios indican que una adecuada comunicación interna conlleva, por ende, un aumento de la productividad y eso conduce inexorablemente a una mejora de la rentabilidad de la empresa, alcanzando cifras muy importantes de hasta el 30%. ¿Y quién no quiere que su empresa sea un 30% más rentable?
El plan de comunicación interna: planifica y ejecuta
Se trata de un documento que incluye las directrices concretas acerca de la comunicación interna que se va a llevar a cabo en la empresa. Debe tener en cuenta:
Identificación de problemas.
¿Qué ocurre en la organización? ¿Hay mal ambiente laboral? ¿Los trabajadores están frustrados? Hay que identificar cuáles son los problemas a solucionar en primer lugar, así las acciones planteadas serán mucho más efectivas.
Objetivos del plan.
Es muy importante tener claro qué es lo que hay que resolver en las fases iniciales. Una vez identificados los problemas se establecen los objetivos como base para construir un plan adecuado y efectivo
Desarrollo de acciones para cada objetivo.
Es el momento de plantear qué se va a llevar a cabo para cumplir las metas marcadas por el plan. Algunas ideas que se pueden adaptar a cada empresa son:
- Herramientas para escuchar las ideas de los empleados, como un buzón de sugerencias.
- Uso de las nuevas tecnologías para crear contenidos más visuales y fáciles de consumir.
- Creación de un manual de bienvenida con un resumen de los objetivos de la empresa y el organigrama, de forma que los nuevos empleados se adapten más rápido y sean productivos desde su incorporación.
- Creación de canales de comunicación adecuados, como revistas corporativas, boletines de noticias, tablones de anuncios…
- Fabricación de procesos de trabajo e integración de la comunicación personal en forma de reuniones semanales o eventos extraordinarios.
Calendario de acciones.
Esta es una de las partes más importantes. Para ejecutar correctamente el plan es necesario acertar con los momentos en los que se llevan a cabo las acciones. ¿El boletín va a ser semanal o mensual? ¿La revista es trimestral o anual? ¿Las reuniones interdepartamentales se celebran los lunes o los viernes?
De igual forma, será muy importante que se establezca una fecha de punto de partida y una fecha de punto final.
Quiénes son los responsables de ejecutar las acciones.
Bien, ya sabemos lo que queremos hacer. Ahora, ¿quién se encarga? El plan de comunicación interna debe delimitar quiénes son los encargados de ejecutar las acciones. Si no existe un departamento ex profeso, se puede encargar la tarea a una agencia de comunicación.
Herramientas de medición para comprobar la eficacia del plan.
¡Esto es muy importante! Si no se miden los resultados, jamás se tendrá a ciencia cierta una respuesta sobre si el plan de comunicación interna ha sido efectivo. Se pueden usar estas herramientas para establecer mediciones:
- Encuestas anónimas.
- Entrevistas personales.
- Auditorías externas.
- Aplicación de mejoras para el siguiente periodo de tiempo.
¿Qué aprendizajes se extraen del plan de comunicación interna? Sean muchos o pocos, ¡hay que aplicarlos para el siguiente curso! Ningún plan es efectivo al 100% y tampoco consigue efectos eternos: hay que renovarlo e innovar constantemente.
El caso de Amazon
Todo lo que te hemos contado es muy interesante, ¿verdad? Pues no te vayas todavía, aún queda algo más: duda de todo, hasta de ti mismo. ¿Crees que has hecho un plan de comunicación interna perfecto? Bueno, eso habrá que verlo una vez que lo apliques.
Para que te hagas una idea de que cada plan y cada empresa es un mundo aislado y exclusivo, el fundador de Amazon, Jeff Bezos, estableció en la empresa que estaba terminantemente prohibido hacer presentaciones de diapositivas ya que el cerebro humano no está capacitado para interiorizar con efectividad los resúmenes y las ideas extraídas de un proyecto en forma de listas.
Así pues, Amazon puso en marcha la obligación de redactar papers o ensayos de máximo seis folios en los que presentar la tarea o el proyecto, pues, según Bezos, nuestra mente está más preparada para entender y recordar historias. ¿Te parece una locura que todos tus compañeros tengan que redactar ensayos de seis folios para la siguiente reunión? ¡Pues a Amazon le funciona!
Alberto Espinosa, Dircom en Portavoz
