Aunque a priori pueda parecer sencillo, lo cierto es que organizar y planificar eficazmente un evento no es una tarea sencilla. Los detalles son cientos y, por lo tanto, son muchos los factores a tener en cuenta. Podríamos enumerar algunos más habituales:

• Elaboración de la lista de invitados.
• Envío de las invitaciones y confirmación de los asistentes.
• Diseño y creación de la imagen del evento, así como de los elementos de comunicación.
• Contratación del catering.
• Decoración del local.
• Contratación de medios audiovisuales: micrófonos, atril, pantallas…
• Contactar con los medios de comunicación.
• Comprar los obsequios para los asistentes.
• Contratación de azafatas, presentadores, animadores…

La ventaja de organizar un evento es que buena parte del público objetivo estará presente, lo que supone, si todo sale bien, un refuerzo de la imagen y la reputación de la empresa o institución.

Estas son algunas de las estrategias o trucos más adecuados para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento:

1. Tener clara la razón o el motivo para organizar un evento. Detallar los objetivos para que el desarrollo del acto sea sencillo, fluido y adecuado al mensaje que se quiere ofrecer.
2. Definir un presupuesto nos ayudará a organizarnos en el proceso de conceptualización, diseño y puesta en marcha del evento.
3. Definir una buena estrategia de comunicación online y offline para llegar a nuestro público objetivo.
4. Añadir un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de lo común es una forma muy efectiva de conectar con los asistentes y llamar su atención.
5. Recurrir a empresas especializadas que nos aseguren calidad y control durante el desarrollo del evento.
6. Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento, seguimiento y evaluación de los resultados conseguidos.

Como consejo final, y para concluir, citaremos otro aspecto fundamental: la ilusión. Es necesario una buena dosis de ganas y entusiasmo. En el momento de la verdad, es decir, durante el desarrollo del evento, hay que estar pendiente de todo, manteniendo la calma y transmitiendo serenidad y control.

La suerte poco tiene que ver con los eventos, así que programa todo lo que sea programable. Seguro que habrá alguna cosa que se saldrá del guión, pero que estos imprevistos afecten de forma negativa al evento dependerá, en gran medida, de lo bien organizado que esté.

Mª Ángeles Pérez, responsable de Producción

Imagen vía Wikimedia Commons