Prisas, carreras, nervios, sorpresas de última hora… ¿te suena?, si has organizado un evento para tu empresa o marca seguro que sí. Si en alguna ocasión has tenido que congregar a gente en algún sitio para presentar un producto, realizar unas jornadas técnicas, inaugurar unas instalaciones o entregar unos premios… sabrás de lo que te hablo. En una agencia de eventos esto lo sabemos muy bien.
La experiencia nos dice hacer desaparecer esos nervios y todos esos imprevistos de última hora es utopía, pero también nos dice que podemos tenerlo todo bajo control para que estas cuestiones supongan una mínima parte en la organización de nuestro evento.
Son muchos los factores a tener en cuenta para que nuestro evento sea todo un éxito, algunos podemos controlarlos y otros no tanto, pero se agrupan en unos pocos. Vamos a verlos.
Desde Portavoz, como agencia de eventos, te damos 6 claves para la organización de un evento de éxito:
1-El tiempo, a nuestro favor siempre
Para que un evento salga bien, la planificación con tiempo es la clave. ¿Tiene tu empresa algún evento previsto para esta próxima temporada?, pues cierra ya la fecha, aunque sea con 10 meses de antelación, eso te ayudará a poder disponer de muchas más opciones para ser creativo. Piensa que a pocas semanas o meses de un evento ya hay sitios donde no podrás hacerlo, merchandising que no llegará a tiempo, etc…
Por muy interesante que sea tu evento, si llegas el primero podrás elegir sitio, contratar los mejores servicios y tendrás más confirmaciones de asistentes.
2-Elige bien el lugar
El sitio es uno de los factores que más influye en el éxito final. Para ello debemos pensar en primer lugar en qué queremos conseguir, ya que no es lo mismo unas jornadas técnicas donde nuestros invitados estarán muchas horas sentadas y atentos a explicaciones, que la presentación de un nuevo vehículo en lo que prima es la originalidad y la sorpresa.
En segundo lugar la comodidad de acceso de invitados (parking, lejanía…), los espacios para celebración y pausas, el coctel…
En definitiva, piensa en lo mejor para que nuestro invitado disfrute de la invitación.
3-El efecto “waw”…
Aunque cada vez es más difícil, la tecnología y la creatividad aquí serán nuestros grandes aliados. Como agencia de eventos sabemos que el dejar a nuestros invitados gratamente sorprendidos irá desde pequeños detalles como un regalo al entrar, hasta los más grandes como un sorprendente espectáculo de música y luces.
Pero piensa si realmente es necesario y ten mucho cuidado con buscar la originalidad y la sorpresa, hay eventos que pueden ser arruinados porque ese efecto buscado sea inapropiado para la ocasión, no acabe por funcionar o pueda no ser entendido.
4-Zapatero a tus zapatos
Si queremos que salga bien, confiemos en los que mejor saben hacer cada una de las cuestiones. En los maestros de ceremonias más apropiados, los mejores técnicos de iluminación y sonido, la empresa de catering, de azafatas…
Como decíamos al inicio, los imprevistos existen, por lo que estos expertos nos darán la garantía de saber reaccionar ante ellos.
Por ejemplo, puede ser que tengamos previsto una afluencia determinada y esta se vea superada, aquí es clave que el catering sepa reaccionar y acondicionar, en la medida de lo posible, la cantidad de comida a los invitados.
5-Cuida todos los detalles
No dejes nada al azar, el protocolo, el guion del acto, las palabras de unos y otros, las horas de llegada, los regalos, el cóctel, el vestuario, la decoración del entorno… Cada una de esas piezas son igual de importantes en nuestro puzzle del éxito.
Todos hemos asistido a eventos en que los discursos son numerosos e interminables, o el vídeo no funcionaba, el sonido era pésimo o el cóctel sale con mucho retraso.
Aquí prima aquello de “lo bueno, si breve, dos veces bueno”.
6-Repasa, repasa y repasa
Nuestro listado debe ser chequeado una y otra vez, como directores de organización del evento somos responsables de todo lo que acontezca y, por tanto, todo debe estar controlado. Repasemos todas y cada una de las cuestiones hasta ser sabedores que no habrá sorpresa (a priori) que desmerezca nuestra labor.
En definitiva y como resumen de todos estos consejos que te damos como agencia de eventos, te ayudará mucho el ponernos en el lugar del invitado, pensando que esperaría yo si fuera él para, a partir de ahí, construir el mejor evento y el más apropiado para los objetivos perseguidos.
Javier Franco, Director de Proyectos en Portavoz
